El uso de Wikis en las Pymes

Cuando hablamos de Wikis, lo primero que nos viene a la cabeza es, sin duda, la Wikipedia. Un proyecto colaborativo a nivel global, cuyos números resultan impresionantes. Pero los Wikis van mucho más allá que la Wikipedia: son entornos colaborativos en el que cualquier usuario puede intervenir, visualizar, editar, publicar, modificar, etc, supeditado también a los permisos que quieras otorgar a cada usuario dento de la plataforma… Del mismo modo que la Wikipedia almacena el conocimiento universal, las Wikis empresariales internas pueden almacenar el conocimiento y la información que se va generando en la empresa, de modo que la actividad de la organización no dependa de que enferme un empleado o, simplemente, cambie de empresa. Sólo con esta información podemos empezar a descubrir el potencial que poseen estas herramientas dentro de las organizaciones, independientemente de su tamaño, sector o número de empleados y de la mejora de la productividad que pueden aportanos. Entonces, ¿qué beneficios aporta una Wiki en un entorno empresarial?

Si tu empresa dispusiese de un Wiki, podría:

• Lograr que el conocimiento que reside en cada uno de los empleados quede almacenado en un lugar protegido y accesible, esto hace que la curva de aprendizaje de los nuevos empleados sea mucho más empinada, y evita que los empleados puedan usar el conocimiento adquirido dentro de la empresa como chantaje contra la empresa.
• Los empleados pueden disponer de una página Wiki para cada reunión, donde cada uno exponga los puntos que considera más importantes para tratar en dicha reunión, y crear un orden del día colaborativo para que se traten los temas que más preocupan a los miembros del equipo.
• Tras dicha reunión, todos los participantes podrían incorporar al mismo documento las conclusiones de dicha reunión, evitando así mucha pérdida de información.
• La empresa puede disponer de fichas de cada uno de sus clientes en las que los distintos departamentos (contabilidad, logística, dirección, producción…) incluyan las características propias de ese cliente (¿Cómo hay que facturarle? ¿Dónde hay que enviar el pedido? ¿Cómo le gusta recibirlo? ¿Cómo se llama la secretaria del Director Financiero? Etc).
• Los empleados pueden compartir información entre sí, incorporando los conocimientos que adquieran en su trabajo diario. Por ejemplo, «este tipo de superficies no deben limpiarse con este producto, ya que deja manchas oscuras». Cuando un empleado buscase en la Wiki información sobre cómo limpiar esa superficie encontraría la información proporcionada por su compañero sin necesidad de llamar a nadie y en cuestión de segundos.
• A la hora de desarrollar proyectos en equipo, una Wiki puede recortar drásticamente el tiempo de ejecución y eliminar los malentendidos, errores de transcripción, fechas mal apuntadas, etc… Dispondríamos de toda la información referente al proyecto en un mismo lugar, y cualquiera podría corregir errores, informar de los avances, hitos logrados, cambios solicitados por el cliente, etc…
• Una Wiki puede servir de almacén de ideas: los empleados pueden abrir páginas en torno a las ideas y sugerencias que se le ocurren sobre la empresa, su funcionamiento, nuevos negocios, etc… y que los demás empleados aporten sus opiniones en torno a dicha idea para mejorarla y, si fuera aprobada por la dirección ponerla en práctica (y, tal vez, premiar a los empleados involucrados en ella). 🙂

¿Se te ocurren más usos? Con algo de creatividad, puedes dar la vuelta a la gestión de la información y el conocimiento de tu Pymegracias a las potencialidades de las Wikis. Haz unos pocos cálculos: ¿en cuánto crees que puedes mejorar tu beneficio gracias al ahorro de costes y la eficiencia que te aportarían estas herramientas?

Por cierto, ¿sigues creyendo que la Web 2.0 no puede aportar nada a tu empresa B2B? 😉